System rejestracji czasu pracy
Firma Wadwicz (dawniej Żak) jest członkiem–założycielem Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia SAZ.
W 2009 roku stworzyliśmy dla Grupy Wadwicz System ewidencji pracowników i rejestracji czasu pracy.
Oprogramowanie to jest zintegrowane z Comarch ERP Optima.
O firmie Wadwicz
Wadwicz sp. z o.o. (dawniej ŻAK) jest najstarszą agencją pracy tymczasowej w Polsce. Swoją działalność firma rozpoczęła w 1992 r. Na chwilę obecną Wadwicz zapewnia pracę około 1500 pracowników tymczasowych. Pracownicy tymczasowi wykonują zadania z zakresu telefonicznej obsługi klienta, prac administracyjnych, prac biurowych, obsługi księgowej, jak również z zakresu prac fizycznych głównie w dziedzinie logistyki.
Opis projektu
Bezpośredni nadzór nad grupą ok. 1500 osób, których zatrudnia agencja Wadwicz, sprawują lokalni koordynatorzy. Koordynatorzy pracują w regionalnych biurach: w Warszawie, Poznaniu, Gdańsku, Krakowie, Siedlcach, Radomiu, Białymstoku, Szczecinie, Kielcach, Sosnowcu, Rzeszowie oraz Olsztynie. Jednak wszelkie czynności związane z obsługą umów i rozliczeń z pracownikami prowadzone są centralnie, z wykorzystaniem systemu ERP Optima firmy Comarch. Niestety system Comarch nie pozwala na odzwierciedlenie złożonej struktury organizacyjnej firmy Wadwicz. Dlatego w procesie ewidencjonowania czasu pracy i rozliczeń konieczne jest wykorzystanie dodatkowego narzędzia, usprawniającego komunikację z koordynatorami i eksport zatwierdzonych danych do ERP Optima.
Przygotowanie finalnych zestawień godzinowych w formacie akceptowalnym przez ERP Optima nie jest zadaniem trywialnym. Należy bowiem pamiętać, że zatrudniani przez agencję pracownicy pracują na różnych zasadach. W szczególności czas pracy niektórych pracowników ewidencjonowany jest indywidualnie, a innych – grupowo. Pracownicy oddelegowywani są do zadań w różnych działach – musi to być odpowiednio zaewidencjonowane w celu prawidłowego przypisania kosztu po stronie klienta. Także nocne godziny pracy muszą być odpowiednio oznaczone. Ponadto część pracowników rozliczana jest wg stawki godzinowej, podczas gdy inni pracują na zasadzie ryczałtu.
W przypadku umów na część etatu istnieje kolejne zróżnicowanie. Niektórym pracownikom oferowana jest tzw. praca minimum na część etatu. Jeśli jednak pracy w danym miesiącu będzie więcej – pracują oni w większym wymiarze. Są też jednak pracownicy, którzy po przekroczeniu umówionej liczby godzin (np. ½ etatu) dodatkową pracę rozliczają jako nadgodziny.
Eksport zestawień czasu pracy do Comarch ERP Optima
Efektem końcowym działania systemu jest comiesięczne generowanie zestawień, uwzględniających opisane powyżej zawiłości. Zestawienia te, po uwzględnieniu zagadnień związanych z rozliczaniem urlopów, nadgodzin, nieobecności w dni świąteczne, zwolnień lekarskich oraz osób pracujących niepełny miesiąc, eksportowane są do systemu ERP Optima. Tam naliczane są wypłaty i generowane odpowiednie dokumenty.